Agile Cooking - Deepening Workshops

L’ultimo giorno, il venerdi, si sono svolti dei workshop di approfondimento con gli speaker che hanno tenuto un keynote il giorno della conferenza, per poter approfondire gli argomenti esposti e avere noi l’occasione di porre le nostre domande. Oltre ai 4 workshop ce ne era un quinto al quale abbiamo partecipato, per chi vuole saperne di più sui valori del manifesto agile e su come può essere applicato nelle situazioni di tutti i giorni, il workshop Agile Cooking, si prefigge di fornire le basi di Agile attraverso il “coinvolgimento sensoriale attivo di cinque sensi“, un’esperienza di apprendimento rapida e divertente per acquisire conoscenze, abilità e attributi che ti consentono di implementare Agile.

Appena arriviamo nella stanza dove si svolgerà il workshop, non sappiamo cosa ci aspetta non pensando che fosse possibile unire la cucina all’agile. Questo è quello che ci si presenta di fronte :

Un tavolo con alimenti pronti per essere cucinati e le immancabili whiteboard. La prima parte del workshop scorre rilassata con Dahm, che ci illustra chi è e quali siano state le sue esperienze, per poi rivedere insieme il manifesto agile.

Dopo questa introduzione entriamo subito nel vivo dell’iterazione con un gioco:

Ognuno ha un mazzo di carte, da un lato c’è un animale e da un lato una parola
Abbiamo due iterazioni per lavorare con le carte
- La 1^ di 5 minuti per estrarre 14 carte secondo noi ci raffigurano scegliendo tra le parole che più ci rappresentano
- La 2^ da 2 minuti per scremare ulteriormente e sceglierne solamente 7
Facciamo un giro di tavolo spiegando chi siamo in relazione delle carte che abbiamo davanti
Giriamo le carte sul lato opposto dove compaiono le figure degli animali
Formiamo dei gruppi da 3 persone dove il numero delle figure dello stesso animale è simili/uguale
Chiaccheriamo sulle nostre similitudini e sulle cose che ci accomunano

Questa attività è stata molto divertente ed ha permesso secondo me di entrare più in empatia con il team visto che era la prima volta che molti di noi si conoscevano.

Riferimenti del significato delle carte, link (North is a bull, south is a mouse, east is an eager, and West is a bear).

Eccoci giunti al momento dove cominciamo veramente a “mettere le mani in pasta”

1^ iterazione

Dahm per la prima iterazione non ci fornisce molti dettagli su come possiamo organizzarci, ci fornisce solo alcune regole del gioco:

c’è un piatto da preparare THAI PAPAYA SALAD
Dobbiamo auto organizzarci
Le attività vanno concluse entro 25 minuti (timeboxed)

Ci guardiamo tra di noi cercando di capire se c’è qualche cuoco esperto 🙂 che ci possa spiegare come preparare questa insalata thailandese… ma la speranza dura pochi secondi, tutte le teste si scuotono indicando che nessuno di noi è uscito da Masterchef. Non ci demoralizziamo e qualcuno più giovane nel gruppo tira fuori il telefono e pronuncia You Tube, da cui speriamo di trovare una guida che ci aiuti nella preparazione del piatto. Partiamo disorganizzati, non ci prendiamo il tempo per ordinare la mente, partendo subito vista l’incognita della difficoltà del piatto e la sensazione di dover accelerare per finire un tempo utile. L’esperienza procede cosi:

- alcuni guardano il video cercando di capire quello che c’è da fare
- nel mentre altri membri del team appuntano su dei post-it i dettagli della macro attività da fare
- alcuni membri del team, vista una sezione del video cominciano a preparare
- tutto precede molto veloce e sono tutti molto impegnati a fare
- ci sembra di essere nella direzione giusta
- l’affiatamento del team comincia a sentirsi, ci stiamo anche divertendo e cominciano le prime battute e risate
- mancano pochi minuti allo scadere di questa prima iterazione, ma sembriamo essere in tempo per completarlo
- dobbiamo presentare il piatto e negli ultimi secondi improvvisiamo l’impiattamento

Rientra Dahm e guardando il piatto ci chiede come è andata. Tutti noi convinti di aver fatto un ottimo lavoro, gli rispondiamo “bene” 🙂

Ecco sopra il nostro risultato,Dahm comincia a guardare il piatto e ci da i primi feedback:

Impiattamento non è di suo gradimento.
Assaggio, dentro di noi si concretizza l’idea di “va beh…l’ impiattamento l’abbiamo sbagliato perché non siamo esperti, ma sarà buonissimo il piatto con tutto l’impegno che ci abbiamo messo”…. E invece no, doveva uscire una insalata che in bocca risultasse croccante come delle patatine in sacchetto, ma guardando il video non avevamo percepito questo; anzi, amplificando l’azione di pressione nel mortaio percepita dal video, abbiamo utilizzato una forza tale da ridurre quasi in poltiglia gli 🙂 ……..in definiva il risultato è distante anni luce dall’essere decente.

A questo punto, Dahm ci chiede, “… chi è il vostro cliente..??” E tutti noi ci guardiamo e ci accorgiamo che era passato in secondo piano questo aspetto, perchè eravamo tutti concentrati sul fare il piatto che ci era stato chiesto, a tutti i costi, nonostante nessuno di noi lo avesse mai preparato.

Questa prima iterazione ci ha ricordato che:

Capire chi è il cliente è una regola che vale sempre
Organizzarsi prima di mettersi a fare
Avere ruoli definiti aiuta a migliorare il flusso e le performance
Non è sufficiente avere la percezione che sei sulla strada giusta.
I dettagli fanno la differenza.

Prima di pranzare, abbiamo anche il tempo di confrontarci con Dahm, e il team per far emergere le attività necessarie per migliorare il prossimo sprint, e cominciamo a entrare più in dettaglio su quello che non ha funzionato, cominciamo a strutturarci come un vero e proprio team scrum:

Ruoli:
- Individuiamo il Cliente, (impersonato da Dahm)
- Individuiamo il Product Owner
- Individuiamo lo Scrum Master
- Individuiamo chi sono i Dev
Pratiche da usare
- Backlog, raffinando i post-it che avevamo scritto prima
- Stimiamo le attività,
- Sprint time-boxe, ritmo sostenibile
- Misura della velocity attraverso il burn down chart
- Retrospettiva dopo ogni sprint

Gli input che abbiamo:

c’è un piatto da preparare THAI PAPAYA SALAD
Time-boxed:
- Dobbiamo realizzare il piatto in uno sprint di di 5 giorni che sono 25 minuti (1 giorno = 5 minuti)
- Ogni giorno corrisponde a 5 minuti .
- Sprint planning: 2 minuti
- Stand-up meeting: 1 minuto
- Sprint retrospective: 2 minuti

Cominciamo subito a organizzarci cosi dopo pranzo possiamo dedicarci alla realizzazione dell’insalata. Il Product Owner e la Scrum Master, cominciano a raccogliere i requisiti intervistando il cliente

Emerge l’esigenza da parte del team di avere più formazione sul come realizzare il piatto, per tutti visto il risultato prodotto, abbiamo la percezione che riguardare il video non ci faccia migliorare di molto, preferiamo tutti le iterazioni con le persone 🙂

A Dahm viene una idea, c’è una sua amica Thailandese (Virada) che nel pomeriggio prenderà parte ad un altro workshop; lei può farci vedere come si prepara e l’idea piace a tutti e ci da la convinzione e speranza che questa possa essere la svolta nel nostro progetto. Nel frattempo il Product Owner, dopo un breve briefing con il gruppo, parla con il Cliente per meglio capire i requisiti, esce da questa prima sessione con le idee più chiare per tutti e con le quantità da utilizzare per soddisfare il gusti del cliente, elemento non trascurabile visto che l’insalata è speziata; non avere un’idea chiara delle quantità degli ingredienti avrebbe portato probabilmente a renderla immangiabile come avvenuto nella prima iterazione.

Di li a poco arriva Virada, che è disponibile a fornirci il suo aiuto, ma lo dobbiamo fare subito, perchè anche lei dopo deve seguire un workshop, e possiamo solo ridurre la pausa pranzo. Il team si guarda, e da in piedi dove ci trovavamo pronti ad uscire per il pranzo, ci sediamo nuovamente, per recepire le preziose informazioni; lavorare in team talvolta significa anche questo ed per noi in quel momento era importante carpire il massimo numero di informazioni da quei pochi minuti che ci poteva concedere #amica .

Il corso comincia 🙂 La nostra insegnante si muove subito con fare esperto e capiamo che quei minuti sono per noi preziosi.

Siamo tutti attenti nel vedere come tiene il coltello, come taglia le verdure, in che sequenza combina gli alimenti…nel frattempo aggiungiamo post-it alla nostra lavagna, e altri li dettagliamo meglio, quei minuti scorrono veloci, ma nonostante ciò sono sufficienti per farci capire che avevamo tutte le informazioni per fare un ottimo lavoro. Ringraziamo la simpaticissima Virada per l’aiuto fornitoci, e ci concediamo anche noi il pranzo insieme agli altri partecipanti ai vari workshop

2^ iterazione

Al rientro da pranzo siamo tutti carichi e ognuno pronto al suo posto. Dahm ci da il via, dobbiamo realizzare l’insalata in 5 iterazioni nello sprint.

Day 1
- Cominciamo con lo sprint planning per ordinare le attività da fare e chi deve farle
- Le attività scorrono senza impedimenti
- Facciamo le cose senza correre e senza paura di sbagliare
Day 2
- Standup meeting, nessun problema tutto procede
- Le attività scorrono senza impedimenti.
- Ci accorgiamo guardando il backlog che c’è una attività che in realtà alcuni membri del team possono fare, in parallelo perchè scarichi. Il cliente aveva chiesto che il piatto fosse decorato con delle rose.
- Spostiamo l’attività nello sprint corrente. Alcuni membri del team escono in cerca per lo stabile di 2 rose, dopo un minuto rientrano e purtroppo non ne hanno trovate. Parlano con il product owner per capire se ci sono strade diverse che si possono prendere…nel frattempo anche il 2^ giorno termina
Day 3
- Standup meeting, condividiamo le varie attività fatte e il fatto che non troviamo le rose per le decorazioni.
  - A Pia Maria, viene un’idea, fare la Rosa con la verdura, tagliandola opportunamente.
  - Decidiamo di fare un esperimento durante lo sprint, visto che comunque non avrebbe impattato sulle attività previste.
  - Decidiamo con il product owner di sentirsi con il cliente per capire se la soluzione che volevamo adottare era per lui una buona scelta.
- La terza giornata comincia, i vari componenti del team sanno tutti quello che devono fare.
- L’esperimento procede bene, e le melanzane intagliate sono carine alla vista
- Il nostro piatto con i vari ingredienti procede bene.
- Anche questa giornata termina.
Day 4
- Standup, ci allineiamo sui vari cantieri aperti
  - Esperimento rose intagliate nella verdura ha avuto esito positivo
  - Il cliente ha gradito la nostra intraprendenza l’idea d’intagliare la verdura e rappresentarla come un fiore, e la considera un plus, e ci ha consentito di cambiare fiore, importante era che fosse di colore rosso.
  - Tutto il resto procede in linea con le attività pianificate.
- La quarta giornata comincia con il sorriso, abbiamo risolto tutti gli impedimenti e la strada ci sembrava in discesa.
- Terminiamo anche in anticipo le attività previste per la giornata, e ci prendiamo un momento per ragionare su come avremmo impostato il giorno successivo, senza però cominciare a far nulla.
Day 5
- Stand-up, ci allineiamo sulle ultime attività da finire per completare lo sprint
  - Abbiamo completato più attività del previsto, infatti si vede anche guardando il burndown chart, quindi in questo ultimo sprint abbiamo più tempo per curare ancora meglio l’impiattamento.
- La quinta giornata ha inizio, tutto procede bene, il team oramai si muove bene.
- Chiudiamo lo sprint preparando sia il piatto che il tavolo.
- Soddisfatti aspettiamo l’arrivo del cliente per avere i suoi preziosi feedback.

Arriva Dahm, che sorride di fronte alla nostra nuova proposta di allestimento, e tutti noi siamo schierati come abbiamo visto fare in qualche programma tv, e non perchè ci siamo messi d’accordo. Comincia a darci i primi feedback

La presentazione del piatto gli piace, il bilanciamento dei colori, la quantità di verdura, i fiori….
Ci da un feedback negativo sui fiori fatti con le melanzane, che si presentavano un po’ anneriti dovuto al contatto con l’aria.
- Ci da anche un consiglio, che è quello che una volta tagliati di posizionarli in acqua fredda con del ghiaccio e sale, per evitare che annerisca.
Arriva l’assaggio
- Molto meglio di prima, non è più una “poltiglia”, le verdure sono croccanti, quasi come piace a lui.
  - Ci da altri feedback su come migliorare ancora il piatto.

Facciamo la retrospettiva di questa seconda iterazione, siamo tutti molto soddisfatti, ma siamo consapevoli che possiamo ancora migliorare. Il morale del team è buono, siamo entrati tutti in confidenza è molto più facile comunicare tra di noi, siamo pronti per una nuova iterazione 🙂 subito dopo il caffè e dolcetto pomeridiano.

3^ iterazione

Al rientro dalla pausa pomeridiana siamo pronti per un nuovo sprint. Partiamo subito con il planning prendendo in considerazioni le nuove attività da aggiungere al backlog, come trovare del ghiaccio, ma eravamo tranquilli visto che comunque la velocità che avevamo tenuto ci aveva consentito di finire in anticipo alcuni giorni, e quindi aggiungere delle attività non avrebbe compromesso l’esito dello sprint.

Tutto è pronto, abbiamo nuovamente 5 giorni davanti per produrre l’insalata 🙂

Non vi racconto i vari dettagli perchè oramai avete capito l’iter… vi mettiamo un po’ di foto, fila tutto liscio fino all’ultimo giorno e anche questa volta consegniamo il nostro prodotto nei tempi previsti, ma siamo sicuri di esserci superati sotto vari punti di vista:

Impiattamento
Qualità della verdura (condimento speziato al punto giusto e croccantezza)
Predisposizione tavolo per assaggio

Arriva Dahm, il nostro fedele cliente, questa volta lo vediamo ancora più soddisfatto, si siede e comincia a scattare qualche foto prima di assaggiare e fornirci i feedback sul prodotto.

Ci fa a tutti i membri del gruppo i complimenti per l’ottimo risultato raggiunto, anche secondo lui questa volta ci siamo superati e abbiamo messo a frutto tutti i feedback che ci aveva fornito.

Arriva il momento dell’assaggio, questa volta sull’impiattamento tutti i feedback sono postivi.

Rullo di tamburi, la forchetta di Dahm si avvicina alla sua bocca e il silenzio è calato tra di noi, siamo tutti in attesa del suo feedback. Ci sorride e dopo averli assaggiati ci esclama “Very good” e ci invita anche a noi a prendere un piatto ed assaggiare.